מידע על לימודי תעודה – מנהלת לשכה
ניהול מערכות משרדיות:
רקע כללי:
תחומי הפעילות של מנהלת המשרד משתנים בהתאם לסביבה הארגונית וסביבת העבודה בה עוסקת המזכירה, אולם בכל ארגון נמצאים מספר תחומים עיקריים בהם עוסקת המזכירה והם ילמדו בקורס: ניהול רשומות הארגון – אלה המגיעים מגורמי חוץ לארגון ולהפך.
שימוש באמצעי התקשורת השונים כולל שימוש במחשב, אחריות על הצד המנהלי והתקציבי של רכישת חומרים וציוד הדרושים למחלקה, קבלת קהל, איסוף מידע רלוונטי להפיכת המשרד למאגר מידע עדכני לעובדי הארגון, ניהול קופה קטנה וחישובים כספיים
תכני הלימוד:
מינהל, ניהול מערכות משרדיות, תכתובת מנהלית, מיומנויות מחשב, אנגלית עסקית, מושגי יסוד בחשבונאות, סדנאות שונות.
תעודה:
תעודת גמר ניהול מערכות משרדיות – משרד התעשייה המסחר והתעסוקה (תמ”ת).
תעודת מקצוע – מזכירות סוג 1 משרד התעשייה המסחר והתעסוקה (תמ”ת).
ניהול לשכה למזכירה בכירה (לימודי המשך):
רקע כללי:
הקורס מיועד למזכירות בכירות ומנוסות המעוניינות בקידום מקצועי לתפקיד ניהול לשכה. בתום הלימודים תהיה הלומדת מצויידת בידע המעודכן והנרחב ביותר הנדרש לתפקיד מנהלת לשכה.
תנאי קבלה:
מזכירות בעלות תעודת בגרות וניסיון של 3 שנים לפחות בעבודה מנהלית / משרדית, עמידה במבחני כניסה בעברית ובאנגלית, אישור ועדת קבלה.
תכני הלימוד:
גישות חדשניות בניהול, סגנונות ניהול, תכנון מטלות וניהול זמן, ראיון עובדים והדרכתם, תקשורת בינאישית.
אסרטיביות, הצגה אפקטיבית של נושא, מונחי יסוד בכלכלה, חשבונאות ומימון, הכרת שוק ההון בישראל, ניהול משרד, משרד ממוחשב, אנגלית ותכתובת עסקית, יסודות בשיווק, פרסום ויחסי ציבור.
מידע על המקצוע – מנהלת לשכה
מנהלת לשכה/ עוזרתמנכ"ל:
מנהלת לשכה או עוזרת המנכ"ל הוא אחד התפקידים הבכירים ביותר בתחום האדמיניסטרטיבי.
אם יש לך יכולת ניהול פרויקטים, יכולת ניהול משא ומתן מול גורמים בארץ ובחו"ל ואת בעלת ניסיון ביזמות ובפיתוח עסקי, יש לך סיכוי רב להתקבל לתפקיד המעניין הזה.
רקע אקדמאי הוא הכרחי בדרך כלל וגם אנגלית ברמה גבוהה.
מנהלתאדמיניסטרטיבית:
כמנהלת אדמיניסטרטיבית את נמצאת במרכז ההתרחשויות. תפקידך הוא לוודא שהמשרד מתפקד ברמת היעילות הגבוהה ביותר.
את מהווה את הצומת אליו מתנקזים כל העובדים וכל הפעילויות במשרד, תוך כדי תיאום בין כל הגורמים על מנת שהפעילות תמשיך באופן שוטף.
תפקיד המנהלת האדמיניסטרטיבית הוא לפקח על הצוות, לנהל את לוח הפגישות של המנהלים ושלעובדים בכירים נוספים, לדאוג שטפסים, משכורות, חשבוניות ושאר הודעות יגיעו לכולם מאנשי החשבונות.
גם תפעול צוות המזכירות, הטכנאים המתחזקים את הציוד המשרדי ורווחת העובדים מוטלת על כתפיהן של המנהלות האדמיניסטרטיביות.
בנוסף, עליהן לשלוט היטב בתוכנות מחשב משרדיות שתפקידן ארגון נתונים וזמנים, להפיק אירועים פנימיים של המשרד ולהיות – כמובן – בעלות יחסי אנוש מעולים כדי לנצח על כל מקהלת הקולות הזו.
קריירה במזכירות:
התכונות הכי נחוצות למזכירה הן סדר וארגון, אז אם את בלגניסטית, כדאי שתמצאי מקצוע אחר…
המזכירה נמצאת בלב העניינים, יודעת מי יוצא ומי נכנס למשרד, מול מי נחתמים חוזים ועם מי אוכל הבוס ארוחת צהריים.
המזכירה מארגנת ישיבות, רושמת פרוטוקולים, מדפיסה מסמכים, יודעת לתפעל את כל תוכנות הOFFICE- ושולטת באינטרנט ובמאגרי המידע של החברה.
היא יד ימינם של המנהלים והאוזן הקשבת של העובדים.
אם היא מזכירה בכירה או מנהלת לשכה, עליה לדעת לראיין עובדים ולפקח על צוות. מי שמעוניינת בתפקיד כדאי שתהיה בעלת רקע בכלכלה, משפט עסקי ודיני עבודה, וגם ידע בתחומי חשבונאות, כספים, שיווק, פרסום ויחסי ציבור ממשל לא יזיק.